Masa rezervasyon çözümleri ve toplantı odası yönetme programları, birkaç yıl önce yararlı ancak az sayıda kişinin bildiği ve iş yeri yönetimi için çok önemli olmayan araçlardı. Fakat koronavirüs salgını ve küresel karantina deneyimi, çalışma alanları ve şartları hakkında bildiğimiz her şeyi yeniden gözden geçirmemize neden oldu.

Günümüzün hibrit çalışma ortamında, masa ve toplantı odası rezervasyon yazılımı hiç olmadığı kadar önemli bir hale geldi. Şimdi bunun nedenlerine beraber göz atalım.

Sosyal mesafenin uygulanması

Covid-19 pandemisi dolayısıyla çalışanların büyük bir kısmı, ofise dönmenin güvenli olduğuna inandıklarında geri dönmek istemektedir. Bu tür bir güveni inşa etmenin ilk şartı da sosyal mesafe normlarının uygulanmasıdır.

Sosyalmesafe

Geçtiğimiz yıl boyunca yapılan farklı araştırmalar, "birbirinden 2 metre mesafede olma" kuralına ayak uydurmak isteyen kuruluşların ofis doluluklarını yüzde 40'a kadar azaltmaları gerekebileceğini kanıtladı. Süregelen salgın nedeniyle şirketlerin tüm ekibiyle aynı anda masaların ve toplantı odalarının kullanımına başlama durumu şu an için mümkün görünmüyor. Bu nedenle, ofislerde azaltılmış kapasitelerde sağlanan insan akışı, yeni standartlara uygun olarak özenli bir şekilde düzenlenmelidir.

Online rezervasyon yazılımı, kuruluşların doluluk limitleri ne olursa olsun sosyal mesafe kuralını uygulamasına yardımcı olur. Toplantı odalarından konferans salonlarına, çalışma masalarından dinlenme alanlarına kadar tüm paylaşılan ofis alanlarının optimum kapasitelerini tanımlamaya ve rezervasyonlar için belirli alanları devre dışı bırakmaya olanak tanır. Oda ve masa rezervasyon sistemleri, kullanımdaki iş istasyonları arasında minimum mesafe belirleyerek herkesin güvenli bir şekilde çalışmasını sağlar.

İş yeri esnekliğini artırma

Salgının daha ne kadar süreceği bilinmese de, salgın sonrası dünyada, kuruluşların her zamankinden daha esnek hale gelmesi gerekiyor. Oda / masa rezervasyon programı gerçekten "agile" yani çevik bir program kurmanıza yardımcı olabilir. Rezervasyon programı ile çalışma planlama süreci ayarlayabilir, esnek oturma stratejileri uygulayabilir, hatta her alana yapılandırılabilir özellikler atayarak çalışanların masa ve toplantı odası aramalarını kolaylaştırabilirsiniz.

Küçültülmüş ofisleri yönetme

Sosyal mesafenin uygulanmasına yardımcı olan masa ve oda rezervasyonu yazılımı işlevleri, ofislerini küçültmek isteyen ve ofis kiralama maliyetlerini azaltmak isteyen kuruluşlar için çok yararlıdır. Ofis alanı rezerve etme işlemi, daha az iş istasyonu ile daha fazla kişiyi çalıştırmanızı sağlar.

Ofis temizliğini kolaylaştırma

Ofis alanı yönetimi çözümleri ile temizliğin ne alakası var diye mi düşünüyorsunuz? Muhtemelen evet! Kısaca bahsetmek gerekirse; bu yazılımlar hangi ofis alanlarının ve olanakların kullanıldığını izlemenize yardımcı olur. Örneğin, 6 kulaklık ve 2 uzaktan kumanda içeren bir konferans salonu gün boyunca 4 kez ayrılmışsa, temizlik işleri yöneticisi her rezervasyondan sonra servis ekibinden temizlik yapmasını isteyebilir. 

Virüssüz bir çalışma ortamını sürdürmek için ofiste sık temizlik yapılması şarttır. Özellikle masa yüzeyleri gibi çok temaslı yerlerin yanı sıra dizüstü bilgisayarlar, klavyeler, kulaklıklar, uzaktan kumandalar gibi paylaşılan nesnelere de çok dikkat edilmesi gerekir. Bu cihazlara çok sayıda kişi dokunduğu için kullanımlar arasında sterilize edilmelidir. Bu sayede çalışanlar kendilerini güvende hissedebilirler.

Peki, nedir bu ortak ofis rezervasyon yazılımı?

Hibrit çalışma veya ortak ofis rezervasyon sistemi, ofislerin çalışma masaları veya toplantıları için en iyi alanı bulmasına ve rezervasyon yaptırmasına yardımcı olur. İnteraktif yapısı ile toplantıları ayarlamayı ve ofis alanınızdan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlayan özelliklerle birlikte gelir. En iyi masa/toplantı odası rezervasyon sistemleri, takvim araçlarıyla bütünleşik bir şekilde, çalışanların programlarını ve toplantı ayrıntılarını programlarında görmelerini sağlar. Ayrıca video konferans platformları, proje yönetim araçları ve daha fazlasıyla da entegre olarak çalışabilir.

Küresel bir sorun olarak hala devam eden Covid-19 sebebiyle şirketlerin çalışma alanlarını nasıl yönettiklerini yeniden düşünmeleri gerekiyor. Eskisi gibi ofis yönetimi artık geride kaldı. 21. yüzyıl çalışanları daha modern ve esnek çalışabilecekleri bir ofis bekliyorlar. Ayrıca çalışanlar, sosyal mesafeye saygılı ve salgın tedbirleri alınmış güvenli bir iş yeri istiyorlar.

Neyse ki değişen beklentilere uyum sağlamanıza yardımcı olacak birçok teknolojik araç mevcut. Ancak bu araçların arasında bir tanesi var ki; farklı iş yeri yazılım türlerini ve hibrit çalışma modelinizi optimize etmenize yardımcı olacak detaylı özellikleri ile öne çıkıyor. İşte karşınızda Ananokta. Şimdi hep birlikte Ananokta online randevu sisteminin ortak ofisinize ne gibi katkılar sunacağını inceleyelim.

Ananokta online randevu sisteminin ortak ofisler için sunduğu avantajlar

1) Kullanım kolaylığı

Rezervasyon ve kiralama yazılımı, mevcut süreçleri daha karmaşık hale getirmek yerine basitleştiriyorsa başarıyla benimsenecek demektir. Bu işin görünmeyen kuralı budur. Masa ve toplantı odası rezervasyon kuralları ne kadar karmaşık olursa olsun, son kullanıcı deneyimi her zaman zahmetsiz olmalıdır. Bu nedenle, önceden hiç kullanılmamış olsa bile sezgisel olarak kullanılabilecek basit arayüzlere sahip çözümler aramalısınız.

İşte tam da burada devreye Ananokta girmektedir. Ananokta online randevu sistemi, basit ve duyarlı bir arayüze sahiptir. Tek tıklamayla rezervasyon ekleyebilir, sürükle bırak yöntemiyle rezervasyonlarınız üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Sistemimiz hem siz hem de çalışanlarınız için ideal bir araçtır.

2) Tüm kaynak tiplerinin yönetimi

Conference Room

İster küçük bir firma ister birden çok yerde hizmet veren bir kurum olun, masaya, toplantı odasına, projeksiyon cihazına ihtiyaç duyarsınız. Ortak ofis ve iş yerlerinde toplantı odası, çalışma masası, projeksiyon cihazı ve konferans salonu gibi sınırlı tüm kaynakların planlama, yönetim ve takibi her yerden online olarak kolayca yapılabilmelidir. Ananokta ile tüm masa, toplantı odası ve benzeri kaynaklarınızın ve ortak çalışma ofislerinizin rezervasyonlarını yapabilir, eğitimlerinizi ve etkinliklerinizi otomatik bir şekilde yönetebilirsiniz.

Ayrıca tüm dünyayı etkisi altına alan Covid-19 pandemisi nedeniyle almanız gereken önlemler olabilir. Örneğin ofisinizin ya da toplantı odalarınızın kişi kapasitesini sınırlandırmanız gerekebilir.

Ananokta online randevu programı sizlere sadece bunları sağlamakla kalmıyor. Diğer randevu programlarından farklı olarak rezervasyonlar arasına süre ekleme özelliği de sunuyor. Günümüz salgın şartları için ideal olan bu özelliğimiz ile isterseniz bu zaman dilimlerinde odaların havalandırılması, temizlik işleri ya da strerilizasyon işlemleri yapılabilir.

Ananokta, bu ek süreleri ve seçtiğiniz parametreleri otomatik olarak dikkate alarak çalışanlarınıza en uygun rezervasyon zamanlarını sunar.

3) 7/24 online rezervasyon yapma

Toplantı odası platformunuz kendisini sadece çalışanınızın masasıyla sınırlandırmamalıdır. Masa veya toplantı odası rezervasyonlarının online olarak yapılması hem size hem de çalışanlarınıza zaman kazandıran harika bir yoldur. Çalışanlarınız, masa rezervasyon sistemimiz ile internete erişimleri olan her yerden, her cihazdan, 7/24 rezervasyon yapabilirler. Günümüz dijital çağını düşündüğümüzde, çalışanlarınızın bundan hoşlanacağı çok nettir.

Ananokta ile ofisteki mevcut odaları listelemenin ötesinde odaları konumlarına, boyutlarına, içinde yer alan cihazlara ve diğer ilgili ayrıntılara göre filtreleyebilirsiniz. Bu şekilde mükemmel bir toplantı yapmak için doğru miktarda araç ve sandalyeye sahip odayı bulacağınıza emin olabilirsiniz. Ananokta online rezervasyon sisteminin modern, güvenli, güçlü ve etkin yazılımı ile toplantılarınızı her yerden görüntüleyebilir, sorunsuzca yönetebilirsiniz.

4) Özelleştirilebilir gerçek zamanlı raporlar

Masa / oda rezervasyon programları, ofis performansınızı takip etmenize yardımcı olmak için gelişmiş analiz seçenekleriyle birlikte gelmelidir. Çünkü ölçümlerin ve özel raporların size sundukları sayesinde ekibinizin hedeflerine nasıl ilerlediği hakkında gerçek bir fikir edinebilirsiniz. Bu bilgiler, veriye dayalı kararlar oluşturmanıza ve iş yerinizde sizi daha iyiye götürecek değişiklikler yapmanıza yardımcı olur.

Ananokta'nın toplantı odası raporlaması ile toplantı odalarının kullanımını günlük, haftalık veya aylık olarak izleyebilirsiniz. Uzun vadeli bir raporlama seçimiyle işletmenizin yıllık bazda iyi bir performans gösterip göstermediğini görebilir ya da yaklaşan etkinliklerinizi daha iyi gerçekleştirmek için size bir fikir vermesi adına geçmiş verilere de erişebilirsiniz. İsterseniz bu raporları pdf, excel ve CSV gibi formatlarda indirebilir, çıktısını alabilirsiniz.

5) E-posta ve SMS hatırlatmaları

Ofis yaşantınızda başınıza gelebilecek en kötü durumlardan biri, toplantıyı unutmak veya toplantıya geç kalmaktır. Ufak bir teknolojik destekle bunların önüne geçme fikri size de hoş gelmiyor mu? Ananokta, etkili e-posta ve SMS hatırlatmaları ile size ve çalışanlarınıza bu konuda da yardımcı oluyor. Kullanıcılarımızdan edindiğimiz bilgilere göre; bu hatırlatmaları kullanmanın rezervasyonları son dakikada iptal etme ve toplantılara geç kalma durumlarını neredeyse sıfıra indirdiği görülmüştür.

Ananokta online rezervasyon sistemi ile çalışanlarınız ya da siz rezervasyon oluşturduğu an e-posta ve SMS şeklinde bilgilendirme sağlanır. Ayrıca firmanızın tercihine göre gerçek rezervasyonlara günler ya da saatler kala hatırlatma e-postası ve SMS'i gönderilir. Bunların ne kadar zaman önce gönderileceğini isteğinize göre kolaylıkla ayarlayabilirsiniz. Hatta farklı toplantı türleri için farklı ayarlamalar yapabilirsiniz.

E-posta ve SMS hatırlatıcıları mobil cihazlarına gelecek şekilde çalıştığı için çalışanlarınız nerede olurlarsa olsunlar bu toplantı bildirimlerini alırlar. Bu bildirimler sayesinde aynı odaya çifte rezervasyon veya iptal sonrası boşa geçen zaman gibi durumlar da ortadan kalkar. Ayrıca olası bir rezervasyon değişikliği ya da iptali sonrası yeni rezervasyon esnasında doğabilecek karmaşa ve çakışmaların da önüne geçilmiş olur. Çünkü bu hatırlatıcılar çalışanlarınızın rezervasyonlarını online olarak değiştirmelerine imkan sağlayarak yeni planlamalarını kolayca yapmalarını sağlar.

Ananokta online rezervasyon sistemimiz tüm bu gelişmiş hatırlatma özellikleriyle size ve çalışanlarınıza toplantı hatırlatmaları konusunda çok yardımcı olacaktır.

6) Yedek liste

Hibrit çalışma modelinde ya da ortak ofis ortamında toplantı odası ve benzeri kaynaklar için yedek liste uygulamasına sahip olmak çok işe yarar bir fikirdir. Çünkü bir iptal gerçekleşmesi durumunda, yedek listeden bir ekiple toplantı odanızı doldurma şansınız daha yüksek olur. Hem zaman kaybı yaşamamış olursunuz hem de eğer toplantı odasını kiraladıysanız, paranız da boşa gitmemiş olur.

Ayrılmış bir oda rezervasyonu, toplantıya kesin bir başlangıç ve bitiş zamanı sağlar. Böylece oda arayan diğer çalışanlar, belirli bir odanın ne kadar daha meşgul olacağını hızlı bir şekilde kontrol edebilir. Ayrıca odalar dolu değilse anlık rezervasyon yapabilirler.

Ananokta online rezervasyon sisteminin benzersiz "yedek liste" uygulaması ile iptal olan rezervasyonların yeri yedek listeden, üstelik siz hiç uğraşmadan otomatik olarak doldurulur. Bu özelliği kullanmak istemezseniz de yedek liste uygulamasını dilediğiniz an kolaylıkla devre dışı bırakabilirsiniz.

7) Role bağlı veri erişimi

Önemli şirket bilgilerinin yanlış ellere geçmesini hiç kimse istemez. Bu nedenle iş yeri çözümlerinin güvenli olması ve gizli verileri koruması gerekir. Ananokta'nın role bağlı yetki özelliği ile hangi verilere kimlerin erişebileceğini sınırlayabilirsiniz. Yazılımımız bunu, personel rollerinin ve yetkilerinin tanımlanmasına izin vererek yapar. Böylece hassas verileri istenmeyen erişimlerden korur ve yetkisiz kişilerce kullanımı sonrası istemeden dahi olsa verilerin bozulmalarını önlemiş olursunuz.

Cybersecurity

Ayrıca yalnızca belirli çalışanlarınızın erişmesini istediğiniz belirli odalar tanımlayabilirsiniz. Artı olarak, konferans isimlerinden logo eklemeye kadar toplantı odalarınızı özelleştirmenin çeşitli yollarını da bulabilirsiniz.

Ananokta online rezervasyon sistemimiz ile hem verilerinizin her zaman güvende olduğundan emin olabilirsiniz hem de işlerinizi rahatlıkla yönetebilirsiniz.

8) Favori takviminizle senkronize etme

Ananokta online rezervasyon yazılımı, Google Calendar, iCal gibi popüler iş takip takvimlerine bağlanan senkronize bir takvime izin vererek, rezervasyonlarınızla birlikte diğer etkinliklerinizi de tek bir yerde görmenizi sağlar. Böylece rezervasyonların çakışma ihtimali veya toplantıya geç kalma durumlarını da önlemiş olur.

Tüm araçlarınızı birlikte senkronize ederek toplantı odalarınızı veya konferans salonlarınızı rezerve etmek ve yönetmek, sizin ve çalışanlarınız için çok keyifli bir deneyim olacaktır.

9) Tekrarlayan rezervasyonlar

Her gün ya da her hafta yapılması gereken toplantılarınız var mı? Bunların her biri için ayrı ayrı rezervasyon yapmak yerine, Ananokta'nın "tekrarlayan rezervasyonlar" özelliği ile zamanı önceden belirli olan tekrarlayan toplantılarınızı kolayca sistemimize işleyebilirsiniz. Böylece her gün aynı işi tekrar tekrar yaparak vaktinizi ve enerjinizi boşa harcamamış olursunuz.

Ananokta online rezervasyon yazılımı ile tekrarlayan rezervasyonları kolaylıkla planlamakla kalmayıp, değişiklikler yapmak istediğiniz zaman da rahatlıkla yapabilirsiniz. Bu sayede zamandan da tasarruf etmiş olursunuz.

10) Etkinlikler için QR kodlu biletler

Ofisinizde düzenleyeceğiniz etkinlikler veya vereceğiniz seminerler için hayatımızda giderek daha fazla görmeye başladığımız QR kodlu biletler oluşturabilirsiniz. Ananokta online rezervasyon sisteminin kullanımı kolay QR kodu ile giriş-çıkış bilgilerini etkin bir şekilde yönetebilir, kapasite durumunuzu canlı ve anlık olarak takip edebilirsiniz. Böylece Covid-19 salgınının olmazsa olmazları maksimum kişi kapasitesi ve sosyal mesafeyi de sağlamış olursunuz.

Pandemi sürecinde kazanılan tecrübeler ile hayat normale döndüğünde de online etkinliklere devam edeceğiz gibi görünüyor. Ananokta online rezervasyon sistemi ile etkinliklerinizi veya seminerlerinizi ister yüz yüze ister online olarak sunabilirsiniz. Hatta ikisini aynı anda sunabilir, tercihi katılımcılara bırakabilirsiniz.

Ayrıca giderlerinizi azaltmak adına etkinliklerinize veya seminerlerinize sponsorluk da alabilirsiniz. Ananokta ile sponsorluk ödemelerini isterseniz sistemimiz üzerinden online olarak kolaylıkla alabilirsiniz. Ananokta'nın gelişmiş yönetim araçları ile sadece rezervasyonlarınızı yönetmekle kalmayıp, işinizi de geliştirerek daha çok kazanabilirsiniz.

11) Online ödeme

Ananokta online rezervasyon sistemi ile çalışma masası, toplantı odası, konferans salonu veya projeksiyon cihazı gibi tüm kaynakların rezervasyonu sırasında ödemesini de alabilirsiniz. Herhangi bir bankaya bağlı olmanıza gerek olmadan veya POS cihazı sahibi olmadan Ananokta'nın güvenli ve hızlı online ödeme alma hizmeti ile rezervasyon oluşturulduğunda ödemeyi de alabilirsiniz. Böylece ödemeler pratik ve hijyenik şartlar altında gerçekleşmiş olur. Ayrıca ödeme takibinizi de tek bir noktadan yapacağınız için daha düzenli bir gelir takibi sağlayabilirsiniz.

Ofislere dönüşlerin başladığı bu günlerde tüm işletmeler "yeni normal"e göre bir işleyiş kurmaya çalışıyor. Bu işleyişin içinde toplantılar da olmazsa olmazlardan. Bu toplantılar, geçtiğimiz sene boyunca evden yapılan görüntülü konferans içeren karma toplantılar olabileceği gibi yüz yüze yapılan toplantılar da olabilir. Bu da toplantı odaları ihtiyacını beraberinde getirir. Aynı şekilde ofis içinde masalar da sosyal mesafe kuralına uygun olarak konulacağı için masa sayıları azalabilir. Bu yüzden çalışma masası rezervasyonu gerekebilir.

Covid-19 salgınının beraberinde getirdiği risk ve sınırlamalar düşünüldüğünde masa yönetimi ve toplantı odası rezervasyon yazılımı size çok katkı sağlayacaktır. Masa rezervasyon sistemini halihazırda kullanan büyük kuruluşlar bu sistemin harika avantajlarını bilerek kullanmaya devam edeceklerdir. Ancak masa rezervasyon programını kullanmaya karar veren küçük kuruluşlar da bu teknolojiden yararlanarak hızla atağa geçip büyüyebilir.

Dijitalleşmenin giderek arttığı dünyada ve sürekli gelişen çalışma kültüründe, modern çalışma teknolojisi, toplantılarınızı iyileştirir ve üretkenliğinizi arttırır. İster eski çalışma düzeninde ister de hibrit çalışma modelinde çalışın, bu sistemden yararlanabilirsiniz. Bu çalışma alanı teknolojisinin işinizi nasıl daha iyiye götürdüğünü görmek için Ananokta'ya katılın. Toplantı odaları / masa vb. çevrimiçi (online) planlama yazılımımızı önce keşfedin, ardından benzersiz özelliklerimizden yararlanmaya başlayın.